Les pratiques utiles d’Excel réduisent considérablement le temps consacré à la manipulation des feuilles de calcul et augmentent l’efficacité d’utilisation de l’application. Avec l’avènement de nouvelles versions, il devient de plus en plus pratique de travailler avec MS Excel, c’est pourquoi il est si utile de connaître les fonctions et fonctionnalités utiles du programme qui sont apparues.
Comment convertir rapidement des données de cellules
Comment convertir des colonnes en lignes
Formatage dans un tableau de données
Récupérer des classeurs Excel non enregistrés
Comparer deux plages
Comment convertir rapidement des données de cellules
Les nouvelles versions d’Excel ont une fonctionnalité intéressante qui fonctionne automatiquement. Il s’agit d’une transformation de données intuitive. Par exemple, vous avez des tables avec une colonne où sont enregistrés les noms de famille des employés, ainsi que le nom complet et le patronyme. Vous devez convertir cette colonne afin qu’il ne reste que les noms de famille et les initiales.
- À côté de la colonne à convertir, créez une colonne vide.
- Dans la première cellule d’une colonne vide, écrivez votre nom et vos initiales abrégées ou votre adresse e-mail.
- Notez qu’Excel lui-même propose des options de données converties dans les cellules suivantes.
- Appuyez sur la touche Entrée et toute la colonne sera remplie avec les données converties.
- Supprimez la colonne d’origine.
Une telle astuce peut être réalisée non seulement avec des initiales, mais également avec toute autre donnée. Par exemple, vous pouvez transformer une colonne afin que seules les trois premières lettres restent dans chaque mot ou qu’une partie seulement de l’adresse e-mail soit affichée.
Comment convertir des colonnes en lignes
La conversion manuelle de colonnes en lignes ou de lignes en colonnes demande beaucoup de travail. Il existe plusieurs façons d’automatiser ce processus. Voici l’un d’entre eux.
- Mettez en surbrillance les données de colonne que vous souhaitez placer dans la ligne.
- Copiez ces données dans votre presse-papiers.
- Placez le curseur dans la première cellule de la ligne où se trouveront les données converties.
- Faites un clic droit sur une cellule et sélectionnez une ligne “Paste Special”.
- Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez l’option “Transpose”.
- Cliquez sur OK.
De même, vous pouvez convertir une ligne en colonne.
Formatage dans un tableau de données
Dans n’importe quel tableau Excel, il est possible de créer un tableau imbriqué dans lequel de nombreuses fonctions peuvent être utilisées. Comment faire?
- Dans le tableau source, sélectionnez les lignes et les colonnes qui seront incluses dans le tableau imbriqué.
- Dans l’onglet Home, cliquez sur le bouton “Format as Table”.
- Sélectionnez une couleur pour le tableau imbriqué.
- Transformez les données dans la table imbriquée si nécessaire.
Dans le tableau résultant, vous pouvez entrer des formules, et elles seront automatiquement copiées dans toute la colonne. Il se développe automatiquement lorsque de nouvelles lignes sont insérées. L’en-tête du tableau comporte un bouton pour les filtres et le tri. Notez que lorsque vous cliquez sur un tableau imbriqué, l’onglet “Table Tools Design” apparaît dans le menu principal d’Excel.
À l’aide du constructeur, vous pouvez effectuer des transformations sur une table imbriquée, par exemple, changer son nom.
Récupérer des classeurs Excel non enregistrés
Tout le monde a connu de telles situations lorsque, lors de la fermeture d’un fichier avec un rapport, vous avez accidentellement appuyé sur le bouton «Ne pas enregistrer» lorsqu’on vous a demandé si vous souhaitiez enregistrer le fichier, ou la lumière de la pièce s’est éteinte et l’ordinateur s’est éteint pendant que vous travailliez. Dans les versions récentes d’Excel, le fichier non enregistré peut être rouvert et enregistré.
- Ouvrez MS Excel et cliquez sur le bouton “File”.
- Ouvrez l’onglet “Recent Workbooks” et cliquez sur le bouton “Recover Unsaved Books”.
La même chose peut être faite si vous cliquez sur le bouton “File”, puis ouvrez la section “Info” dans le menu et cliquez sur le bouton “Manage Book”.
Cliquez ensuite sur le bouton “View and Restore previous Version”. Cliquer sur ce lien ouvre le dossier dans lequel les copies temporaires des classeurs Excel sont enregistrées.
Comparer deux plages
Parfois, vous devez comparer plusieurs colonnes dans un tableau pour trouver des cellules avec des valeurs non concordantes.
- Utilisez la touche Ctrl et la souris pour sélectionner les colonnes à comparer.
- Dans l’onglet Home, cliquez sur le bouton “Conditional Formatting”.
- Cliquez sur l’élément “Highlight Cell Rules”.
- Cliquez sur l’élément “Duplicate Values”.
- Dans la fenêtre qui apparaît, définissez la valeur sur “Unique” et cliquez sur “OK”.
Les cellules uniques seront surlignées en couleur.
Lorsque vous travaillez avec des documents Excel importants, n’oubliez pas de les chiffrer. Même si vous oubliez votre mot de passe, un programme simple vous aidera à retirer mot de passe Excel.