Microsoft Excel est l’application la plus couramment utilisée pour les calculs et la présentation visuelle des données. Excel permet d’automatiser même les calculs les plus complexes. Connaître les formules et les fonctions de base de ce programme vous permet d’effectuer toutes ces tâches beaucoup plus rapidement. Il est très utile d’utiliser des formules lorsqu’un grand nombre d’actions du même type avec de nombreuses opérations sont effectuées. Un utilisateur novice de MS Excel n’a pas besoin de connaître toutes les fonctions intégrées de cette application, il y en a beaucoup. Il suffit d’avoir une idée des fonctions principales et de les utiliser dans la pratique. Cela augmentera considérablement l’efficacité du travail avec Excel.
Quelle est la différence entre une fonction et une formule dans Excel ?
Façons d’insérer des formules
Formule de somme
Formule moyenne
Formule pour compter le nombre de cellules
IF booléen
Fonction pour supprimer les espaces supplémentaires du texte
Une fonction pour trouver la valeur maximale et minimale
Quelle est la différence entre une fonction et une formule dans Excel ?
Il existe deux façons d’effectuer des calculs dans Excel – formule et fonction.
Une formule est une expression qui calcule les valeurs d’une plage de cellules ou d’une seule cellule. Par exemple, =C1+C2+C3+C4 est une formule qui calcule la somme de la plage de cellules de C1 à C4. 
La cellule C5 de la figure contient une formule qui additionne les valeurs des cellules de la plage.
Une fonction est une formule toute faite qui est intégrée à Excel. Il évite à l’utilisateur la saisie manuelle fastidieuse de la formule. Chaque fonction a son propre nom, qui est le même que ce qu’elle fait. Par exemple, la fonction = SUM(C1:C4) calcule la somme de la plage de cellules de C1 à C4. 
Chaque fonction est composée d’un nom et d’un argument. Le nom de la fonction est en fait le nom de la formule qui effectuera certains calculs. Après le nom de la fonction, ses arguments, c’est-à-dire les paramètres de la fonction, sont écrits entre parenthèses. Les arguments peuvent être de différents types, par exemple, logique, texte, numérique.
Une formule peut être constituée d’une ou plusieurs fonctions. Pour écrire une formule, vous devez double-cliquer sur la cellule qui contiendra la valeur calculée de la formule. Écrivez ensuite un signe égal et une expression qui calculera la valeur de la cellule.
Façons d’insérer des formules
Il existe plusieurs façons d’insérer des formules dans Excel. Chacun d’eux a ses propres avantages.
- L’insertion habituelle d’une formule à l’intérieur d’une cellule. Pour utiliser cette méthode, placez le curseur dans la cellule où se trouvera le résultat de la formule. Tapez un signe égal et entrez la formule. Lorsque vous utilisez des fonctions, commencez à saisir le nom de la fonction. Excel proposera alors une liste de fonctions commençant par ces lettres. Sélectionnez la fonction souhaitée et appuyez sur la touche Tab.
- Insertion d’une fonction dans l’onglet “Formulas”. Dans le menu principal d’Excel, ouvrez l’onglet “Formulas”. Appuyez sur le bouton “Insert Function”. Une fenêtre apparaîtra avec une liste de fonctions, dans laquelle vous devrez sélectionner la fonction souhaitée. Cliquez sur OK.
- Sélection de la fonction souhaitée dans le groupe de fonctions de l’onglet “Formulas”. Cette manière rapide de sélectionner la fonction souhaitée est utile si vous savez de quel type de fonction vous avez besoin : financière, logique, mathématique, etc. Allez dans l’onglet “Formulas”, cliquez sur le groupe auquel appartient la fonction, et sélectionnez-le dans la liste proposée.
- Avec le bouton “AutoSum”. Ce bouton se trouve sur l’onglet “Formulas” et sur l’onglet “Home”. Après avoir cliqué dessus, une liste des fonctions les plus fréquemment utilisées apparaîtra, par exemple, somme, moyenne, maximum, minimum.
- Coller à partir de la liste des fonctions récemment utilisées. Si vous avez utilisé fréquemment la même fonction récemment, vous pouvez la sélectionner dans la liste des fonctions récemment utilisées. Pour cela, ouvrez l’onglet “Formulas” et cliquez sur le bouton “Recently Used”. Sélectionnez ensuite la fonction souhaitée dans la liste proposée.
Ce sont les façons les plus courantes d’insérer des fonctions. Utilisez l’un d’entre eux en fonction des circonstances d’utilisation de la fonction, et vous pourrez alors entrer des fonctions dans vos calculs aussi efficacement que possible.
Formule de somme
Cette formule est très souvent utilisée dans Excel. Dans le cas le plus simple, le signe plus + peut être utilisé pour calculer la somme du contenu des cellules du tableau. Par exemple, trouvons la somme des cellules B2, B3 et B4. Pour ce faire, placez le curseur dans la cellule où se trouvera le montant total et tapez-y le signe égal =. Cliquez ensuite sur la cellule B2, cliquez sur le signe +, cliquez sur la cellule B3, cliquez sur le signe +, cliquez sur la cellule B4 et appuyez sur la touche Entrée. 
Après avoir appuyé sur Entrée, la valeur de la somme apparaîtra dans la dernière cellule. Tout est très simple, mais, en règle générale, personne n’utilise cette méthode dans de tels calculs, car il existe une méthode plus rapide et plus simple.
Pour automatiser le calcul de la somme des données dans Excel, il existe une fonction spéciale qui le fait automatiquement. Cette fonction s’appelle SUM. Il s’écrit ainsi : =SUM(numéro1;numéro2;…), où numéro 1, numéro 2, etc. sont les adresses des cellules à additionner. Si une plage de cellules est utilisée, deux-points sont placés entre la première et la dernière cellule de la plage. Par exemple, vous pouvez utiliser cette formule SUM(В2:В6;B7:B9;B12). 
Pour utiliser cette formule, placez le curseur dans la dernière cellule, tapez la combinaison =SUM(B2:B6;B7:B9;B12) et appuyez sur la touche Entrée.
Pour additionner des cellules consécutives, vous pouvez utiliser la fonction de somme automatique, qui se trouve dans le menu Excel sur les onglets “Home” et “Functions”.
Sélectionnez simplement la plage de cellules dans la colonne que vous souhaitez additionner avec la souris et cliquez sur l’icône de somme automatique. Sous la plage sélectionnée, la valeur de la somme de toutes les cellules apparaîtra.
Formule moyenne
Tout élève sait que pour trouver la moyenne arithmétique de plusieurs nombres, il faut les additionner et les diviser par le nombre de termes. Par exemple, trouvons la moyenne arithmétique des cellules dans la plage de B2 à B4. Nous mettons un signe égal dans la cellule finale et écrivons la formule : =(B2+B3+B4)/3 et appuyez sur la touche Entrée. 
La valeur moyenne arithmétique apparaîtra dans la dernière cellule. Cette méthode est assez lourde et inefficace. Heureusement, Excel a une fonction spéciale pour calculer la moyenne arithmétique. En général, cela ressemble à ceci : =AVERAGE(première cellule de la plage :dernière cellule de la plage). Ainsi, dans cet exemple, la fonction ressemblerait à ceci : =AVERAGE(B2:B4). 
De même, vous pouvez calculer la moyenne arithmétique dans une ligne du tableau.
En utilisant cette formule, vous pouvez trouver la moyenne arithmétique non seulement pour les cellules consécutives. Vous pouvez également calculer la moyenne des plages individuelles. Par exemple, =AVERAGE(A1:C1;E1:H1).
Formule pour compter le nombre de cellules
Souvent, lorsque vous travaillez avec des tableaux, vous devez compter le nombre de cellules. À cette fin, MS Excel dispose d’une fonction spéciale COUNT. Cette fonction compte le nombre de cellules dans la plage spécifiée. Et uniquement les cellules avec une valeur numérique. Par exemple, pour compter les cellules numériques d’une colonne dans la plage B2 à B7, utilisez la formule suivante : =COUNT(B2:B7) 
Notez que le nombre total de cellules dans l’exemple sera de 5 car la plage contient une cellule non numérique. Vous pouvez utiliser plusieurs plages dans cette formule en les séparant par un point-virgule. Par exemple, =COUNT(B2:B7;D4:D6).
La formule COUNTA est utilisée pour compter le nombre de cellules non vides de tout type. Par exemple, la formule =COUNTA(B2:B7) dans l’exemple ci-dessus renverrait une valeur de 6.
IF booléen
Cette fonction est utilisée pour tester certaines conditions et renvoyer des résultats selon que la condition testée est vraie ou non. Dans de telles formules, non seulement des nombres peuvent être utilisés, mais également du texte, d’autres fonctions, etc. En général, la fonction IF ressemble à ceci : =IF(expression logique ; valeur si vrai ; valeur si faux).
Par exemple, vérifions le contenu de la cellule B2. Si sa valeur est supérieure à 40, on écrit “plus grand” dans la dernière cellule. Si moins de 40, mettre le mot “moins” dans la dernière cellule. La formule ressemblera à ceci : =IF(B2>40;”plus grand”;”moins”). 
Veuillez noter que les arguments de texte dans la formule sont écrits entre guillemets afin que le programme reconnaisse correctement le texte.
Excel vous permet d’utiliser des fonctions SI imbriquées. En général, une telle formule pourrait ressembler à ceci : =IF(expression logique ; valeur si vrai ; IF (expression logique ; valeur si vrai ; valeur si faux)). Ici, deux conditions sont vérifiées. Si la première condition est vraie, alors le résultat du premier argument est écrit ; si elle est fausse, la formule vérifiera la condition suivante.
Fonction pour supprimer les espaces supplémentaires du texte
Les espaces supplémentaires ne sont pas rares lors de l’utilisation de valeurs de texte de cellule. Surtout si vous copiez des informations dans une table à partir d’autres sources. Les espaces supplémentaires dans le texte ont non seulement l’air désordonnés, mais peuvent également entraîner des erreurs lorsque ces cellules sont utilisées comme arguments dans les formules. Pour supprimer les espaces supplémentaires dans Excel, il existe une fonction spéciale TRIM.
Prenons un exemple. La table donnée a une colonne avec un prénom et un nom. Dans la première cellule, la valeur est écrite sans espaces supplémentaires, dans la deuxième cellule, l’espace est au début du texte, dans la deuxième cellule, l’espace supplémentaire est entre les mots, dans la troisième cellule, l’espace est à la fin de la phrase. Supprimons ces espaces afin que la valeur de toutes les cellules soit la même que la valeur de la première cellule de la colonne. Dans la colonne suivante, mettez le nombre de caractères dans la cellule.
Mettons les résultats de la formule dans la colonne A. Pour cela, dans la cellule A1, écrivez la formule =TRIM(B1). Faites glisser le coin inférieur droit de la cellule de formule pour la copier dans les cellules suivantes de la colonne. Veuillez noter que les espaces supplémentaires seront supprimés. 
Copiez les résultats dans la colonne d’origine ou supprimez la colonne d’origine. Notez que cette fonction ne supprime pas les espaces insécables.
Une fonction pour trouver la valeur maximale et minimale
Comme les noms des fonctions l’indiquent, elles trouvent la valeur minimale et maximale dans la liste des arguments ou dans une plage donnée. En général, ces fonctions ressemblent à ceci :
=MAX( nombre1, nombre2, …)
=MIN( nombre1, nombre2, …)
En règle générale, la formule spécifie les plages de cellules parmi lesquelles vous souhaitez rechercher le nombre maximum ou minimum.
Ces fonctions ne prennent en compte que les cellules contenant des nombres et, par exemple, le texte ou les lignes vides sont ignorés. Si la plage de cellules spécifiée ne contient pas de nombres, ces fonctions renvoient la valeur zéro.
Prenons un exemple. Trouvez la valeur maximale dans la colonne spécifiée. 
- Placez le curseur dans la cellule où se trouvera le résultat de la fonction.
- Ecrire une formule =MAX(C2:C9)
- Après avoir appuyé sur la touche Entrée dans une cellule donnée, le résultat de la formule apparaîtra.
La fonction MIN fonctionne de manière similaire.
Nous avons considéré une liste loin d’être complète de toutes les fonctions Excel. C’est un outil tellement puissant qu’il est impossible de couvrir toutes les fonctionnalités, même superficiellement, dans un seul article. Cependant, la possibilité d’utiliser même ce petit nombre de fonctions de base vous permet de travailler avec des tables beaucoup plus efficacement.
Et, bien sûr, n’oubliez pas de crypter les documents Excel confidentiels. Surtout si vous n’êtes pas le seul à avoir accès à vos fichiers. Même si jamais vous perdez le chiffrement, des programmes spéciaux vous aideront à retirer mot de passe Excel oublié.