Il existe de nombreuses façons de conserver une liste des tâches ménagères ou de travail et de suivre la progression de leur achèvement. Dans le cas le plus simple, vous pouvez simplement noter toutes les tâches dans un cahier papier et les revoir de temps en temps. Dans les entreprises ou les bureaux, des applications spéciales sont souvent utilisées à ces fins, ce qui vous permet de conserver une liste de tâches sous forme électronique. Une bonne solution à ce problème consiste à utiliser les outils Microsoft Outlook intégrés. La plupart des utilisateurs de cette application l’utilisent uniquement pour travailler avec le courrier électronique. Cependant, il ne s’agit pas seulement d’un client de messagerie, mais également d’un bon gestionnaire de tâches qui vous aide à organiser votre liste de tâches, ainsi qu’à organiser les tâches partagées avec d’autres utilisateurs et à suivre leur progression.
Comment créer une nouvelle tâche dans Outlook
Comment voir les tâches actuelles dans Outlook
Comment attribuer une tâche à une autre personne dans Outlook
Comment modifier l’état des tâches dans Outlook
Comment utiliser les catégories de tâches dans Outlook
Surveillance de l’exécution des tâches dans Outlook
Comment créer une nouvelle tâche dans Outlook
L’outil de formation de tâches dans MS Outlook permet de suivre l’avancement du travail que vous avez planifié vous-même. Ces tâches peuvent être ponctuelles ou répétitives. Les tâches récurrentes peuvent être utilisées pour organiser des événements réguliers, tels que des réunions hebdomadaires ou d’autres événements récurrents. Vous pouvez créer des tâches non seulement pour vous-même, mais également pour d’autres personnes. Par exemple, le chef d’un service peut créer une tâche pour son subordonné. Outlook vous permet de suivre la progression d’une tâche, ce qui est très pratique avec un calendrier défini de manière rigide pour la mise en œuvre des flux de travail.
Il existe plusieurs façons de créer une nouvelle tâche dans Microsoft Outlook. Voici l’un d’entre eux.
- Dans la zone de navigation de l’application, cliquez sur le bouton “Tasks” et une liste de toutes les tâches utilisateur s’ouvrira.
- Cliquez dans la case intitulée “Click here to add a new Task”.
- Écrivez le nom de la tâche et la date de début. Dans le champ “Reminder”, spécifiez l’heure à laquelle la fenêtre avec un rappel de la tâche en cours apparaîtra. Spécifiez la date de fin de la tâche.
- Pour une description plus complète de la tâche et la définition de paramètres supplémentaires, retrouvez-la dans la liste des tâches et double-cliquez dessus avec la souris. Dans la fenêtre qui s’ouvre, saisissez les informations dont vous avez besoin sur la tâche en cours de création.
Si vous souhaitez ouvrir immédiatement une fenêtre avec des paramètres de tâche, dans Outlook, sélectionnez l’élément de menu “File”, puis dans le menu contextuel allez dans la section “New” et ouvrez le lien “Task”.
Après ces actions, une fenêtre avec une description de la tâche s’ouvrira immédiatement, dans laquelle vous pourrez saisir tous les paramètres nécessaires:
- Subject. Le nom de la tâche est entré dans ce champ.
- Start date. La date est sélectionnée dans le calendrier. Il peut être omis.
- Due date. Sélectionné dans le calendrier. Paramètre facultatif.
- Status. Cet élément affiche l’état de la tâche: Non démarré, En cours, Terminé, En attente, En attente.
- Priority. Une des trois valeurs peut être sélectionnée: Low, Normal, High.
- % Complete. Cette option vous permet de contrôler la progression de la tâche. Il peut être saisi manuellement ou sélectionné dans la liste.
- Reminder. Si vous cochez cette case et sélectionnez la date et l’heure, le jour spécifié, une fenêtre apparaîtra avec un rappel de cette tâche. Appuyez sur le bouton du haut-parleur pour faire retentir le bip sélectionné.
Vous pouvez également créer une tâche en utilisant le bouton “Go” dans le menu principal Outlook. Sélectionnez cet élément et dans la liste des sous-éléments qui apparaît, cliquez sur le lien “Tasks”.
Dans la liste de toutes les tâches qui s’ouvre, accédez au champ “Click here to add a new Task” et suivez les étapes répertoriées pour la première méthode de création de tâches.
Pour former une tâche qui se répète à intervalles réguliers, cliquez sur le bouton “File”, ouvrez la section “New” et sélectionnez “Task”. Dans le champ “Subject”, entrez un nom pour la tâche et spécifiez les paramètres de tâche requis. Cliquez sur le bouton “Recurrence” et dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez les options de répétition de la tâche.
Ne cochez pas l’option “Regenerate new task” si vous souhaitez que la tâche soit répétée à intervalles réguliers.
Comment voir les tâches actuelles dans Outlook
Pour afficher une liste de toutes vos tâches, cliquez simplement sur le bouton “Tasks” dans la zone de navigation de Microsoft Outlook. Vous pouvez modifier l’apparence de la liste des tâches. Pour ce faire, dans le menu principal d’Outlook, cliquez sur le bouton “View” et sélectionnez la section “Current View”. À l’aide de cet élément, vous pouvez trier les tâches, par exemple, sélectionner des tâches actives, des tâches en retard, des tâches terminées et bien plus encore.
L’utilisation du bouton “View” peut être très utile pour visualiser une liste de toutes les tâches de l’utilisateur. Lorsque vous ouvrez la liste des tâches, “Simple list” s’affiche par défaut, qui affiche toutes les tâches, y compris celles terminées et terminées. Cette liste de tâches est souvent difficile à parcourir, surtout s’il y a de nombreuses tâches. Le tri des tâches par type résout ce problème.
Très souvent, les tâches que vous créez se voient attribuer une catégorie ou une autre. La division en catégories vous permet de trier un grand nombre d’enregistrements en sous-groupes thématiques. Par exemple, vous pouvez mettre en évidence des tâches liées à des projets ou domaines d’activité spécifiques. Pour faciliter l’affichage des tâches dans le contexte des catégories, ouvrez la section “Current view” et sélectionnez l’élément “By Category”. Dans chaque catégorie, vous pouvez trier les lignes en cliquant sur le nom de la colonne dans la liste des tâches.
Comment attribuer une tâche à une autre personne dans Outlook
Vous pouvez créer des tâches non seulement pour vous-même, mais également pour que d’autres personnes les accomplissent. Par exemple, le chef d’un service peut créer une tâche et la déléguer à son subordonné pour exécution. Pour rediriger l’exécution de la tâche vers un autre utilisateur, procédez comme suit.
- Dans la liste des tâches, double-cliquez sur la tâche.
- Dans la fenêtre des paramètres de la tâche qui s’ouvre, cliquez sur le bouton “Assign task”.
- Un champ supplémentaire «To» apparaîtra dans la fenêtre des paramètres de la tâche. Saisissez ou sélectionnez l’adresse de l’artiste dans la liste des contacts.
- Apportez les modifications nécessaires aux paramètres de la tâche.
- Cochez les cases “Keep an updated copy of this task on my task list” et “Send me a status report when this task is complete”. Dans ce cas, vous serez informé de toutes les modifications apportées à cette tâche. Par exemple, vous recevrez un rapport lorsqu’un intervenant en cours de travail modifie le statut d’une tâche ou le pourcentage de son achèvement.
- Cliquez sur le bouton “Send”. À la suite de ces actions, la tâche sera immédiatement redirigée vers l’exécuteur testamentaire.
Une fois qu’une tâche est redirigée vers un autre intervenant, son créateur ne recevra plus de rappels. Le statut de la tâche sera mis à jour automatiquement par le créateur de la tâche, mais uniquement s’il a été transmis à un seul intervenant. S’il y a plusieurs exécuteurs de tâches, il ne sera pas mis à jour par son créateur.
Une fois la tâche soumise, le nouvel exécuteur la recevra sous forme de message avec les boutons “Accept” et “Reject”. Dès que l’exécuteur accepte la tâche, son créateur aura une coche à côté de la tâche dans la liste des tâches. Si la tâche est rejetée par l’entrepreneur, une croix rouge apparaîtra dans l’icône.
Le créateur de la tâche recevra des messages lorsque l’exécuteur modifie le pourcentage de la tâche. Si l’exécuteur définit le statut de la tâche “Completed” ou définit une disponibilité de 100%, le créateur de la tâche recevra un rapport à la fin de cette tâche.
Comment modifier l’état des tâches dans Outlook
Les tâches dans Outlook ne sont pas statiques. De temps en temps, ils doivent être modifiés, complétés, supprimés. Pour apporter des modifications à une tâche, ouvrez la liste de toutes les tâches, recherchez la tâche requise et double-cliquez dessus. Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous verrez toutes les informations sur la tâche. Ces données peuvent être corrigées, par exemple, vous pouvez ajouter une description supplémentaire de la tâche. 
Après avoir modifié les paramètres de la tâche, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton “Save & Сlose”.
Au moment de la création d’une tâche, la personne qui a créé la tâche devient son exécuteur et propriétaire. Seul le propriétaire d’une tâche peut apporter des modifications à une tâche. Une tâche ne peut avoir qu’un seul propriétaire à la fois. Vous pouvez changer le propriétaire d’une tâche en affectant un autre exécuteur de tâches.
Dès que le créateur de la tâche lui attribue un exécuteur et que celui-ci accepte la demande de terminer la tâche, le propriétaire de la tâche devient celui à qui la tâche a été redirigée. Dans ce cas, la tâche est incluse dans la liste des tâches du nouvel exécuteur.
Après avoir redirigé une tâche, l’utilisateur cesse d’être son propriétaire et perd la possibilité de modifier son statut et d’autres paramètres. Il ne conserve qu’une copie à jour de la tâche dans sa liste de tâches et reçoit des rapports d’avancement. Seul le propriétaire, permanent ou temporaire, peut apporter des modifications à une tâche. Chaque modification apportée à une tâche par son propriétaire est automatiquement reflétée dans ses copies appartenant aux propriétaires précédents de la tâche.
Veuillez noter qu’une tâche envoyée à plusieurs intervenants en même temps ne sera pas mise à jour par son créateur. Afin de suivre l’avancement d’une telle tâche, il est nécessaire de la scinder en plusieurs parties et d’envoyer chaque partie à l’utilisateur qui l’exécutera directement.
Comment utiliser les catégories de tâches dans Outlook
Les catégories de tâches vous aident à regrouper les éléments en fonction de critères spécifiques. Par exemple, vous pouvez créer une catégorie «Projet 1» et affecter cette catégorie à toutes les tâches d’un projet. De la même manière, les tâches peuvent être regroupées par service ou atelier dans une entreprise. L’utilisation de cette fonction vous permet de rassembler toutes les tâches dans une seule liste sans avoir à les regrouper dans des dossiers séparés. Microsoft Outlook a une liste prête à l’emploi de catégories, dans laquelle chaque élément se voit attribuer une couleur différente. De plus, les utilisateurs peuvent ajouter leurs propres catégories à cette liste ou modifier celles existantes.
Comment attribuer une catégorie à une tâche?
- Ouvrez la tâche.
- Dans l’onglet “Task”, cliquez sur le bouton “Categorize” et sélectionnez la catégorie souhaitée.
La catégorie est affectée de la même manière au stade de la création de la tâche. Dans ce cas, la même tâche peut se voir attribuer plusieurs catégories.
Pour renommer une catégorie ou ajouter une nouvelle catégorie à la liste des catégories existantes, cliquez sur le bouton “Categorize”. Dans la liste des catégories, cliquez sur le bouton “All Categories”, puis la fenêtre “Color Categories” apparaîtra.
Ici, vous pouvez créer une catégorie, la renommer, la supprimer, lui attribuer une couleur et un raccourci clavier permettant de l’appeler.
Après avoir supprimé une catégorie de la liste des catégories, elle sera toujours propriétaire des éléments auxquels elle était déjà affectée. Ainsi, vous pouvez trier, grouper ou rechercher des tâches avec des catégories déjà supprimées.
Si nécessaire, vous pouvez remettre la liste des catégories dans sa forme d’origine. Pour ce faire, ouvrez la liste des catégories et cliquez sur le lien “Clear all categories”.
Après cela, seules les catégories incluses par défaut dans Microsoft Outlook resteront dans la liste des catégories. Cependant, les tâches qui ont été étiquetées avec des catégories supprimées leur appartiendront toujours.
Surveillance de l’exécution des tâches dans Outlook
Il existe plusieurs façons d’afficher la progression d’une tâche. Si l’ancien propriétaire de la tâche avait coché l’option “Keep an updated copy of this task on my task list” dans ses paramètres, à chaque fois que son statut change, un e-mail avec le sujet “Update task” lui sera envoyé. Après avoir accepté ce message, la tâche sera mise à jour automatiquement.
L’un des moyens courants de surveiller l’état d’une tâche consiste à envoyer au propriétaire un rapport d’avancement. En règle générale, le rapport est envoyé aux propriétaires précédents de la tâche. Pour afficher la liste des utilisateurs recevant des mises à jour de tâches, ouvrez la tâche, puis dans le bloc “Show” cliquez sur le bouton “Details” et dans le champ “Update list” trouvez les adresses de tous les utilisateurs qui verront les modifications de la tâche.
Pour envoyer un rapport sur l’avancement de la tâche, dans le bloc “Manage Task”, cliquez sur le bouton “Send Status Report”.
Dans le champ “To” de la fenêtre qui s’ouvre, les adresses des anciens propriétaires seront répertoriées. Le champ “Subject” commencera par “Task Status Report:”. Le rapport reflétera automatiquement les informations sur les dates de début et de fin du processus d’exécution de la tâche, l’état, le pourcentage d’achèvement, etc. Ces informations peuvent être corrigées.
En plus de la méthode ci-dessus de surveillance de l’exécution de la tâche, vous pouvez simplement envoyer les paramètres de la tâche actuelle aux parties intéressées en tant que pièce jointe. 
Le destinataire de ce message peut ouvrir une copie de la tâche et l’inclure dans sa liste de tâches. Pour transférer une copie d’une tâche, ouvrez-la, puis cliquez sur l’icône de transfert de message à un autre utilisateur. 
Dans le champ “To”, saisissez l’adresse e-mail du destinataire du message, puis rédigez un commentaire et cliquez sur le bouton “Send”.
Ainsi, l’application Microsoft Outlook peut servir non seulement pour travailler avec le courrier, mais également être un assistant fiable dans le travail de bureau. Utilisez toutes les fonctionnalités de cette application de bureau, recevez et envoyez des lettres, gardez des listes de tâches et des tâches, attribuez-leur des priorités et des catégories, définissez le pourcentage de leur achèvement, envoyez des tâches à des subordonnés et des employés. Et n’oubliez pas de supprimer les fichiers en double périodiquement pour que votre Microsoft Outlook fonctionne rapidement et en douceur.