Microsoft Outlook est une application de messagerie électronique incluse dans le package principal de MS Office. Ce client de messagerie est souvent utilisé pour travailler avec la messagerie d’entreprise. Le programme vous permet de trier facilement les lettres, de les regrouper selon certains critères, de définir le niveau de confidentialité souhaité, d’organiser plusieurs boîtes aux lettres, et bien plus encore. Cependant, Microsoft Outlook n’est pas seulement un service de messagerie pratique, mais également un excellent organisateur d’entreprise. Avec lui, vous pouvez organiser des réunions, échanger des contacts avec d’autres utilisateurs, créer des tâches et suivre leur progression.
Comment créer une signature dans Outlook
Comment ajouter une photo à Outlook
Comment ajouter une boîte aux lettres à Outlook
Comment enregistrer un e-mail Outlook au format PDF
Comment personnaliser les dossiers et les filtres dans Outlook
Comment créer un modèle de lettre
Comment configurer un répondeur automatique
Comment configurer le transfert d’appel
Comment créer une signature dans Outlook
La substitution automatique des signatures dans les lettres est particulièrement importante pour les utilisateurs professionnels. Il n’est pas pratique d’écrire le nom de famille, le poste, le numéro de téléphone, le nom de l’organisation, etc. à chaque fois, surtout si vous devez écrire beaucoup de lettres. Microsoft Outlook offre de nombreuses possibilités de création d’une signature automatique.
- Ouvrez l’onglet “Tools” et allez dans la section “Options”.
- Dans la fenêtre “Options”, ouvrez l’onglet “Mail Format” et cliquez sur le bouton “Signatures …”.
- Dans la fenêtre “Signatures and Stationery” cliquez sur le bouton “New”.
- Saisissez un nom pour la signature, car il peut y avoir plusieurs signatures.
- Une fois le nom de la signature entré, vous pouvez procéder directement à la formation de la signature avec tous les attributs nécessaires, y compris le nom, le prénom, la position, etc.
- Après avoir cliqué sur le bouton “OK”, la signature sera créée.
Lors de la formation d’une signature, vous pouvez définir la police souhaitée, sa taille et sa couleur. Dans la même fenêtre, vous pouvez sélectionner une signature qui sera utilisée par défaut s’il y a plusieurs signatures. Il est possible de sélectionner des signatures séparées pour une nouvelle lettre et pour la réponse ou le transfert. Ici, vous pouvez également supprimer la signature, la renommer ou la modifier. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une image ou un lien hypertexte à la signature. 
Une fois la signature créée, elle sera automatiquement ajoutée à chaque lettre. Cependant, vous pouvez vous assurer que la signature déjà générée n’est pas ajoutée automatiquement à chaque lettre, mais manuellement, si nécessaire. Pour ce faire, allez dans les paramètres de signature et indiquez «non» dans les champs “New messages” et “Replies/forwards”.
Maintenant, lors de la création d’une nouvelle lettre dans le menu du message, vous devez cliquer sur le bouton “Signature” et sélectionner la signature souhaitée, après quoi elle apparaîtra à la fin du message.
Les signatures dans d’autres versions de Microsoft Outlook sont créées de la même manière.
Comment ajouter une photo à Outlook
Les photos vous aident à naviguer facilement parmi de nombreux contacts et un grand nombre d’e-mails dans Microsoft Outlook. Il existe différentes manières d’ajouter des photos en fonction de la version d’Outlook. Par exemple, dans Outlook 2007, une photo est ajoutée à une carte de visite ou à la description d’un contact.
- Ouvrez le dossier “Contacts”.
- Ajoutez le contact souhaité à votre liste de contacts ou ouvrez un contact si vous en avez déjà un.
- Dans la fenêtre des paramètres de contact qui apparaît, cliquez sur le bouton “Picture” ou sur l’icône d’image dans le bloc de description du contact.
- Sélectionnez l’image souhaitée stockée sur votre ordinateur.
Cette image peut être modifiée ou supprimée. Pour ce faire, ouvrez le contact et faites un clic droit sur l’image. Dans le menu qui apparaît, sélectionnez “Change picture” ou “Remove picture”.
Dans les versions plus récentes d’Outlook, une section spéciale “People” a été ajoutée. Maintenant, pour ajouter une photo, vous devez vous rendre dans cette section et trouver le contact auquel l’image sera ajoutée. Ensuite, vous devez double-cliquer sur l’icône d’image ou sur une image déjà ajoutée que vous souhaitez modifier. Ensuite, vous serez invité à spécifier le chemin d’accès à la nouvelle image et à enregistrer le contact.
Dans Microsoft Outlook, vous pouvez insérer une photo non seulement dans la description du contact, mais également à l’endroit souhaité dans le texte de la lettre.
- Créez une lettre.
- Dans la fenêtre de message, allez dans l’onglet “Options” et dans le bloc “Format” sélectionnez la section “Format HTML”.
- Tapez le texte de la lettre.
- Placez le curseur là où vous voulez que le dessin soit.
- Allez dans l’onglet “Insert” et cliquez sur le bouton “Picture”.
- Sélectionnez l’image souhaitée et insérez-la dans la lettre.
- Redimensionnez l’image si nécessaire en faisant glisser un coin de l’image.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’image et sélectionnez sa position dans le texte.
Le flux de travail peut différer pour différentes versions d’Outlook. Cependant, en règle générale, la lettre doit être formatée au format HTML.
Comment ajouter une boîte aux lettres à Outlook
De nos jours, les utilisateurs de PC ont souvent plusieurs boîtes aux lettres dans divers services de messagerie. Dans ce cas, il serait très pratique de visualiser tous vos e-mails en un seul endroit. Microsoft Outlook fournit cette fonctionnalité. Comment connecter une boîte aux lettres dans Outlook 2007?
- Dans le menu Outlook, ouvrez l’onglet “Tools” et sélectionnez “Account Settings”.
- Dans la fenêtre qui apparaît, dans l’onglet «E-mail», cliquez sur le bouton «New».
- Dans la fenêtre suivante, sélectionnez le serveur de votre fournisseur de services.
- Saisissez vos coordonnées e-mail: votre nom, votre adresse e-mail et votre mot de passe.
- Après avoir cliqué sur le bouton “Next”, la configuration automatique de la boîte aux lettres démarre.
- La configuration sera terminée après qu’une coche apparaisse au dernier élément “Log on to server”. Le nouveau compte sera ajouté.
- Si vous devez configurer manuellement votre compte, cochez l’option “Manually configure server settings or additional server types” lorsque vous remplissez les champs de données de messagerie.
- Sélectionnez un service de messagerie.
- Entrez votre e-mail, les détails du serveur entrant et sortant et le type de compte
- Dans la même fenêtre, cliquez sur le bouton “More Settings”.
- Cliquez sur l’onglet “Outgoing Server” et cochez la case “My outgoing server (SMTP) requires authentication”.
- Assurez-vous que l’élément “Use same settings as my incoming mail server ” est actif et cliquez sur “OK”.
- Cliquez sur le bouton “Next” dans la fenêtre des options de courrier électronique.
- Après avoir cliqué sur le bouton “Finish”, la boîte aux lettres sera configurée et les lettres commenceront à arriver.
Si nécessaire, la boîte aux lettres ajoutée peut être facilement supprimée en ouvrant la liste des comptes dans la section “Account Settings”.
Comment enregistrer un e-mail Outlook au format PDF
Parfois, pour conserver une archive de documents, vous devez enregistrer la lettre reçue au format PDF. Microsoft Outlook n’a pas de fonction intégrée pour enregistrer les messages dans ce format. Cependant, il existe plusieurs façons de résoudre ce problème avec succès. Par exemple, vous pouvez enregistrer un message sous forme de fichier html, puis ouvrir ce fichier dans MS Word et, à l’aide de l’option «Enregistrer sous», convertir ce fichier en PDF.
Une autre façon d’enregistrer des e-mails au format PDF consiste à utiliser une imprimante PDF virtuelle. Cette fonctionnalité est intégrée aux ordinateurs Windows 10. Si vous n’avez pas cet outil sur votre ordinateur, vous pouvez télécharger ce programme sur Internet. Pour enregistrer le courrier électronique au format PDF à l’aide d’une imprimante virtuelle, procédez comme suit.
- Ouvrez l’e-mail que vous souhaitez enregistrer au format PDF.
- Allez dans le menu “File” et cliquez sur le bouton “Print”. Dans le menu qui apparaît, sélectionnez la section “Print” pour sélectionner une imprimante, le nombre de copies et d’autres options.
- Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez «Microsoft Print to PDF» dans la liste des imprimantes.
- Cliquez sur “OK”.
- Spécifiez le nom du fichier PDF généré et l’emplacement où vous souhaitez l’enregistrer.
- Cliquez sur le bouton “Save”.
L’inconvénient de ces méthodes est que vous ne pouvez pas enregistrer plusieurs e-mails PDF en même temps. Vous devrez utiliser des applications tierces pour convertir par lots les messages au format PDF.
Comment personnaliser les dossiers et les filtres dans Outlook
Le courrier distribué dans des dossiers est beaucoup plus pratique à utiliser. Cela est dû, tout d’abord, au fait que le temps de recherche des lettres nécessaires est réduit. Afin de distribuer les lettres entrantes et reçues dans des dossiers, vous devez créer ces dossiers, puis configurer des filtres qui distribueront les messages à l’emplacement souhaité.
Pour créer un dossier, cliquez avec le bouton droit sur le dossier “Inbox” et sélectionnez la section “New Folder”.
Entrez ensuite le nom du nouveau dossier et spécifiez l’emplacement où il se trouvera. Dans ce cas, le nouveau dossier sera dans le dossier “Inbox”. Après avoir cliqué sur le bouton “OK”, un nouveau dossier sera créé.
Vous devez maintenant distribuer le flux de lettres entrantes afin que seuls les messages nécessaires y soient automatiquement reçus.
- Dans le menu principal de Microsoft Outlook, ouvrez l’onglet “Tools” et accédez à la section “Rules and Alerts”.
- Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur le bouton “New Rule” et allez dans “Rules Wizard”.
- Spécifiez le critère selon lequel les messages seront sélectionnés, par exemple, “Move messages from someone to a folder”.
- Dans la même fenêtre du bloc “Step 2”, en cliquant sur le lien, sélectionnez le destinataire souhaité dans la liste des contacts. Spécifiez ensuite le nom du dossier dans lequel les lettres de cet expéditeur seront placées.
- Cliquez sur le bouton “Next”. Sélectionnez une condition de sélection, par exemple “On this machine only”.
- Cliquez sur le bouton “Next”. Sélectionnez les actions à entreprendre lorsque vous recevez ces e-mails. Par exemple, après avoir reçu les lettres, ils devront se déplacer vers le dossier spécifié.
- Cliquez sur le bouton “Next” et sélectionnez des exceptions à la règle, si nécessaire. Cet élément peut être ignoré.
- Cliquez sur “Next” et accédez à la fenêtre finale de “Rule Wizard”. Donnez un nom à la règle. Si nécessaire, cochez l’option “Run this rule now on messages already in Inbox”.
- Cliquez sur le bouton “Finish”.
Désormais, tous les messages qui correspondent à la règle spécifiée seront placés dans le dossier spécifié.
Comment créer un modèle de lettre
Les utilisateurs professionnels doivent souvent écrire des lettres du même type. Il peut s’agir d’offres commerciales, des mêmes rapports ne différant que sur certaines positions, de réponses standard à des offres commerciales, etc. Dans de tels cas, le texte d’une lettre prête à l’emploi, envoyée plus tôt, est généralement copié et inséré dans une nouvelle lettre. Cependant, il existe un moyen plus pratique de résoudre ce problème en créant des modèles. Dans ce cas, il suffit de passer un peu de temps à créer un exemple de lettre, puis d’envoyer des messages similaires en quelques secondes.
- Créez une lettre, y compris le texte souhaité, l’en-tête, la signature et tout ce qui doit être contenu dans le modèle.
- Cliquez sur le lien “Save As”, saisissez le nom du fichier. Dans la ligne “Save as type”, sélectionnez “Outlook Template”.
- Cliquez sur le bouton “Save”.
Après ces manipulations, un modèle sera créé, qui par défaut est enregistré dans le dossier avec d’autres modèles Windows.
Écrire une nouvelle lettre à l’aide d’un modèle est un peu plus difficile.
- Cliquez sur le petit triangle à côté du bouton “New” et faites apparaître le menu contextuel. Dans ce menu, sélectionnez “Choose form”.
- Dans la fenêtre “Choose form” trouver la section “User Templates in File System”.
- Trouvez le nom du modèle souhaité et cliquez sur le bouton “Open”.
- Dans le modèle de lettre ouverte, saisissez les données requises et cliquez sur le bouton “Send”.
Les modèles peuvent contenir non seulement le texte de la lettre, la signature, l’adresse du destinataire, le sujet, mais également les fichiers joints.
Pour apporter des modifications à un modèle déjà créé, suivez les étapes similaires à celles qui ont été effectuées lors de la création du modèle. Pour ce faire, ouvrez le menu contextuel du bouton “New”. Ouvrez ensuite la section “Choose form” et sélectionnez “User Templates in File System”. Recherchez le nom du modèle souhaité, ouvrez-le, apportez les modifications nécessaires et enregistrez à nouveau.
Comment configurer un répondeur automatique
Microsoft Outlook dispose d’une fonctionnalité très pratique pour répondre automatiquement aux messages entrants sans intervention de l’utilisateur. Un répondeur est pratique à utiliser lorsque vous êtes en vacances ou en voyage d’affaires. Il existe plusieurs façons de configurer un répondeur automatique. Le premier d’entre eux vous permet de configurer plusieurs lettres avec des réponses différentes pour différents destinataires.
- Créez un modèle avec le texte d’une réponse automatique qui sera envoyée aux destinataires desquels la lettre a été reçue. Le processus de création de modèle est décrit dans la section précédente.
- Dans le menu principal d’Outlook, recherchez l’élément “Rules and Alerts”. Selon la version de l’application, celle-ci se trouve soit sur l’onglet “Tools”, soit sur l’onglet “File”.
- Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton “New Rule” et sélectionnez la section “Check messages when they arrive”.
- Sélectionnez un expéditeur ou un groupe d’expéditeurs pour recevoir des réponses automatiques.
- Sélectionnez l’action à entreprendre avec le message. Pour une réponse automatique, sélectionnez “Reply using a specifiс template”. Dans la même fenêtre, dans le bloc “Step 2”, sélectionnez un modèle dans le dossier “User Templates in File System”.
- Dans la fenêtre suivante, si nécessaire, spécifiez les exceptions à la règle.
- Cliquez sur “Next”, donnez un nom à la règle et cliquez sur “Finish”.
Vous pouvez créer plusieurs de ces règles pour différents groupes d’expéditeurs, si nécessaire. N’oubliez pas de désactiver cette règle lorsque vous revenez de vacances. Et, surtout, n’oubliez pas que les réponses automatiques ne seront envoyées que si votre ordinateur est allumé et qu’Outlook vérifie régulièrement votre courrier entrant.
La deuxième méthode de génération de réponses automatiques ne fonctionne que pour les comptes créés sur le serveur Microsoft Exchange. Il est pratique car vous pouvez spécifier un intervalle de dates pendant lequel les réponses automatiques seront envoyées.
- Ouvrez Outlook et dans l’onglet “File”, accédez à la section “Info”.
- Cliquez sur le bouton “Automatic Replies”.
- Cochez l’option “Send automatic replies”.
- Sélectionnez “Only send during this time range” et spécifiez les dates de début et de fin de la période pendant laquelle les réponses automatiques seront envoyées. Si vous ne spécifiez pas de période, les réponses automatiques seront envoyées immédiatement dès la création de la règle. Vous devrez le désactiver manuellement.
- Vous pouvez spécifier un texte différent pour les réponses automatiques des destinataires au sein de votre organisation et en dehors de votre organisation.
- Cliquez sur “OK”. Après cela, dans la période spécifiée, des réponses automatiques seront envoyées lors de la réception des lettres des destinataires spécifiés.
Le répondeur peut être configuré non seulement pour les notifications de votre absence, mais également à de nombreuses autres fins. Par exemple, pour envoyer automatiquement des réponses standard aux messages entrants de certains destinataires.
Comment configurer le transfert d’appel
Les utilisateurs d’Outlook utilisent souvent le transfert d’e-mails pour une raison ou une autre. Par exemple, pour partager des lettres avec d’autres employés de l’entreprise ou pour dupliquer du courrier dans une autre boîte aux lettres. Il existe plusieurs façons de transférer des e-mails. L’un d’eux est que certaines modifications sont apportées aux paramètres du compte.
- Démarrez Microsoft Outlook, allez dans l’onglet “Tools”, ouvrez l’élément “Account Settings”.
- Double-cliquez sur le compte et dans la fenêtre de modification du compte de messagerie, cliquez sur le bouton “More settings”.
- Dans la fenêtre des paramètres qui s’ouvre, recherchez le champ “Reply E-mail:” et spécifiez l’adresse à laquelle les e-mails seront transférés. Cliquez sur “ОК”.
La deuxième méthode est plus flexible. Il vous permet de transférer des lettres de destinataires individuels en créant des règles.
- Ouvrez l’onglet “Tools” et sélectionnez la section “Rules and Alerts”.
- Créez une nouvelle règle en cliquant sur le bouton “New Rule”.
- Dans le bloc “Start from a blank rule” sélectionnez la section “Check messages when they arrive”.
- Spécifiez les critères de transfert des e-mails. Par exemple, “Sent only to me”. Si vous souhaitez rediriger tous les e-mails, vous pouvez ignorer cette étape.
- Dans la fenêtre suivante, sélectionnez l’action “Forward in to “. Dans la même fenêtre, dans le bloc “Step 2”, cliquez sur le lien et indiquez une ou plusieurs adresses vers lesquelles le courrier sera redirigé.
- Si nécessaire, spécifiez les exceptions à la règle et dans la fenêtre suivante spécifiez le nom de la règle et cliquez sur “Finish”.
Le processus de création de règles est décrit plus en détail dans les sections précédentes. Le flux de travail pour la configuration du transfert de courrier peut différer légèrement selon la version de Microsoft Outlook, mais le principe général reste le même. Il existe d’autres moyens moins courants de configurer le transfert d’e-mails.
Parfois, si les paramètres de transfert sont incorrects, des copies inutiles de lettres s’accumulent dans le courrier. Afin de s’en débarrasser, il est recommandé de supprimer les fichiers en double manuellement ou à l’aide de programmes spéciaux. Sinon, le fichier de données Outlook envahi ralentira l’application. En outre, ce fichier a une limite au-delà de laquelle le courrier électronique ne fonctionnera pas.