Un document magnifiquement et correctement exécuté Word est non seulement agréable à percevoir, mais facilite également grandement le travail avec lui. Un texte bien structuré est facile à lire et à ajuster rapidement. Cependant, presque tous les utilisateurs d’ordinateurs sont tombés sur des documents maladroitement constitués, lorsque même des corrections mineures ont déformé de manière significative la structure de l’ensemble du texte. Mais pour éviter que cela ne se produise, il suffit de respecter quelques règles de traitement des documents dans Word. Ce n’est rien de compliqué. Il suffit de taper correctement un ou deux textes, et cela deviendra simple et familier.
Comment changer la police dans Word
Comment définir les paramètres de page dans Word
Comment ajuster les retraits dans Word
Comment supprimer des espaces supplémentaires dans Word
Comment organiser les titres sur Word
Comment insérer un saut de page dans Word
Comment faire des listes sur Word
Comment numeroter les pages dans Word
Comment créer une table des matières dans Word
Comment créer un document Word
Comment changer la police dans Word
Lors de l’affectation de polices dans du texte dactylographié, il est important de se rappeler une règle simple: la police dans tout le document doit être la même. Par exemple, il est totalement inacceptable lorsque le début d’un document est imprimé en police Arial, le milieu est en police Calibri et la police Verdana est utilisée dans la dernière partie. Il existe des exceptions lorsque vous devez d’une manière ou d’une autre mettre en surbrillance un morceau de texte, mais la partie principale du document doit toujours être tapée dans la même police.
Qu’en est-il de la situation où, lors de la copie et du collage d’un fragment de texte d’un autre document, le style de police d’origine est conservé? Pour résoudre ce problème, il existe plusieurs méthodes.
- Sélectionnez le fragment de texte avec la police modifiée et dans l’onglet “Home” du menu supérieur de Word, définissez les paramètres de police nécessaires.
- Sélectionnez le fragment souhaité, faites un clic droit dessus et sélectionnez la section “Font” dans le menu contextuel.
Lors de l’insertion de texte à partir d’un autre document, non seulement le style et la taille de la police peuvent changer, mais également d’autres paramètres. Par exemple, l’espacement des lignes. Pour éviter ces problèmes, utilisez le “Paste Special”. Pour ça:
- Copiez le texte d’un autre document.
- Accédez au document souhaité et dans l’onglet «Home» du menu principal de Word, cliquez sur le triangle sous le bouton «Paste». Dans le menu qui apparaît, sélectionnez la section “Paste Special”.
- Dans la fenêtre “Paste Special” qui s’ouvre, sélectionnez la section “Unformatted Text” et cliquez sur “OK”.
Après ces manipulations, le fragment de texte copié sera collé au format du document créé.
Afin de définir une police unique pour l’ensemble du document, sélectionnez d’abord tout le texte qu’il contient. L’utilisation de la souris pour sélectionner un texte long n’est pas pratique. Il est recommandé d’utiliser l’option “Select All” à cet effet. Il se trouve sur l’onglet “Home” dans le bloc “Editing”.
Après cela, sur le même onglet “Home”, allez dans le bloc “Police” et définissez la taille de police souhaitée, son casque, sa couleur, son style et quelques autres paramètres. Veuillez noter que cela changera la police des en-têtes. Mais cela est facile à résoudre dans les prochaines étapes du traitement des documents.
Comment définir les paramètres de page dans Word
Pour définir les paramètres de page dans un document, vous devez d’abord définir les champs. Pour ce faire, allez dans l’onglet “Page Layout” et cliquez sur le bouton “Margins”. 
Dans la fenêtre qui apparaît, vous pouvez sélectionner la taille standard des champs ou définir vos tailles en sélectionnant l’option “Custom Margins” au bas de cette fenêtre. 
Dans ce bloc, vous pouvez également définir l’orientation (portrait ou paysage), la taille du papier et certains autres paramètres. Si vous souhaitez vous assurer que tous les paramètres de page sélectionnés sont définis par défaut lors de la création de documents ultérieurs, cliquez sur le bouton “Default” dans cette fenêtre.
Il existe des situations où, dans un document, vous devez modifier les paramètres d’une seule page dans le texte. Par exemple, modifiez l’une des feuilles dans ses dimensions ou marges. Dans ce cas, sélectionnez le texte sur la page, dans le bloc “Page Setup”, modifiez le paramètre et sélectionnez l’option “Apply to:” “Selected text”. 
Toutes ces actions peuvent être appliquées à un document déjà préparé. Cependant, il est préférable de le faire au tout début, au stade de sa création. Cela évitera les violations de mise en forme du texte déjà tapé. Par exemple, du texte qui tient initialement sur une seule page, avec une augmentation de la taille des champs, deux feuilles peuvent s’étirer.
Comment ajuster les retraits dans Word
Tout texte correctement saisi est divisé en paragraphes. En leur absence, le document devient difficile à comprendre. La distance entre les paragraphes de texte peut être réglée comme vous le souhaitez. Afin de définir les intervalles entre les paragraphes dans du texte déjà tapé, vous devez sélectionner tout le texte, faire un clic droit dessus et sélectionner la section “Paragraph” dans le menu qui apparaît. 
Dans la fenêtre qui s’ouvre, dans le bloc “Spacing”, vous devez définir la distance au paragraphe et après. Veuillez noter que ces paramètres seront appliqués uniquement à la partie sélectionnée du texte ou uniquement au paragraphe où se trouve le curseur si rien n’est sélectionné.
Dans le même bloc, vous pouvez définir la distance entre les lignes du texte sélectionné en spécifiant l’espacement des lignes. 
Si les paramètres sélectionnés doivent être enregistrés pour tous les documents créés ultérieurement, cliquez sur le bouton “Default” dans la même fenêtre.
Séparément, insistez sur l’alignement du texte dans le document. La méthode d’alignement est définie dans la même fenêtre “Paragraph”. Pour les documents officiels, il existe certaines normes pour l’alignement du texte: gauche ou large. Si le document n’a aucune exigence dans cette partie, ils définissent généralement l’alignement en largeur.
Comment supprimer des espaces supplémentaires dans Word
La mise en forme du texte à l’aide d’espaces est l’erreur la plus courante lors de la création de documents dans Word. Il est catégoriquement impossible de faire la ligne rouge au début du paragraphe avec des espaces ou de centrer le titre avec des espaces. Il faut se rappeler qu’un espace n’est utilisé que pour séparer un mot d’un autre dans le texte.
Par conséquent, la prochaine étape de la paperasse dans Word consiste à supprimer les espaces supplémentaires. Il est très difficile de déterminer visuellement le nombre d’espaces imprimés entre les mots du texte. Par conséquent, dans Word, il existe un mode spécial dans lequel un espace est affiché par un certain caractère. Pour activer ce mode, vous devez cliquer sur le bouton “Show / Hide” dans le bloc “Paragraph” dans le menu principal de Word. 
Après avoir appuyé sur ce bouton, les caractères de formatage qui étaient normalement invisibles seront affichés avec des caractères spéciaux. Vous pouvez supprimer les espaces supplémentaires manuellement, mais il est préférable d’automatiser ce processus. Pour ça:
- Dans l’onglet “Home” du bloc “Editing”, cliquez sur le bouton “Replace”.
- Dans la fenêtre “Find and Replace” qui s’ouvre, dans le champ “Find what: “, double-cliquez sur la touche “Space”. Dans le champ “Replace with:”, appuyez une fois sur la barre d’espace.
- Cliquez sur le bouton “Replace All” et cliquez dessus jusqu’à ce que le nombre de remplacements devienne nul.
Pour supprimer les espaces au début des paragraphes, allez dans l’onglet “Find» dans cette fenêtre et dans le champ “Find what” tapez la combinaison «^ p ^?» sans citations. Cliquez sur le bouton “Find Next”. Les lacunes trouvées au début des paragraphes doivent être supprimées manuellement. 
Après la suppression automatique des espaces, dans le même mode, vous devez afficher tout le texte et supprimer manuellement les espaces supplémentaires qui n’ont pas été supprimés automatiquement. Les signes de ponctuation (virgules, points, etc.) ne doivent pas non plus comporter d’espaces.
Une fois que le document a été supprimé des espaces inutiles, vous pouvez ajuster le retrait dans les premières lignes de chaque paragraphe. Pour ce faire, sélectionnez un ou plusieurs paragraphes, faites un clic droit dessus et sélectionnez l’élément “Paragraph” dans le menu contextuel qui apparaît. Dans la fenêtre qui s’ouvre, dans le bloc “Indentation”, dans le champ “Special”, sélectionnez la valeur “Handing”, et dans le champ “By:”, définissez la taille de retrait et cliquez sur le bouton “OK”. 
Si les en-têtes du texte étaient centrés par des espaces, après avoir supprimé les espaces supplémentaires, ils seront pressés sur le bord gauche du document. Les recentrer est très facile. Pour ce faire, faites un clic gauche sur le titre et dans le menu supérieur du bloc “Paragraph”, sélectionnez l’alignement au centre.
Comment organiser les titres sur Word
Lors de la création de titres, il est conseillé d’utiliser des styles. La saisie manuelle de chaque titre dans un texte long est longue et laborieuse, tandis que l’utilisation de styles vous permet de résoudre ce problème en quelques minutes.
Pour vous familiariser avec le fonctionnement des styles, cliquez avec le bouton gauche de la souris sur l’en-tête, puis dans le menu Word de la section “Styles”, cliquez sur le bouton “Heading 1”. Dans ce cas, le titre sélectionné prendra la forme qui est enregistrée par défaut pour ce type de titre. Très probablement, ce style d’en-tête ne vous conviendra pas. Cependant, ce problème est facile à résoudre.
- Placez le curseur sur le titre et sélectionnez le style “Heading 1”.
- Sélectionnez le texte d’en-tête avec la souris et définissez les paramètres nécessaires: police, taille de police, couleur, style, indentation. Alignez-le au centre ou en retrait.
- Cliquez avec le bouton droit sur le titre, sélectionnez la section “Styles” et sélectionnez la section “Update Heading 1 to Match Selection” dans le menu des styles qui apparaît.
De la même manière, vous pouvez changer les styles ” Heading 2″ et “Subtitle”. Une fois le style de titre formé, vous devez afficher tout le texte et appliquer le style spécifié pour chaque titre en deux clics de souris.
Vous ne pouvez pas modifier les styles d’en-tête par défaut, mais créer votre propre style. Pour ce faire, composez le titre et un fragment du texte du format souhaité, sélectionnez le titre, faites un clic droit dessus et sélectionnez “Save Selection as a New Quick Style” dans la section ” Styles”. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez donner un nom au nouveau style et cliquer sur le bouton “OK”. Il est recommandé de créer le style de titre souhaité avant de taper et de définir ce style lors de la frappe.
Comment insérer un saut de page dans Word
Une autre erreur grave et courante est les sauts de page avec des lignes vides. Par exemple, vous avez terminé le premier chapitre d’un document et vous souhaitez commencer le deuxième chapitre avec une nouvelle feuille. Cela semble très simple – appuyez plusieurs fois sur la touche Entrée jusqu’à ce que le curseur se déplace vers une nouvelle feuille. Mais dès que vous modifiez quelque chose dans le premier chapitre (par exemple, ajoutez ou supprimez plusieurs lignes), la première ligne du nouveau chapitre se déplacera vers le bas et ne sera plus en haut de la feuille, ou, inversement, passera à la page précédente. Malheureusement, cela est très fréquent chez les utilisateurs Word novices.
Pour éviter de telles situations, Word a une fonction spéciale appelée “Page Break”. Vous pouvez le trouver sur l’onglet “Insert” du menu principal de Word. 
Pour faire une pause, placez le curseur au début de la ligne par laquelle le nouveau chapitre doit commencer et cliquez sur le bouton “Page Break”. Si après que des pages blanches apparaissent, alors avant la pause ou après, il y avait des marques de paragraphe supplémentaires.
Comment faire des listes sur Word
Une autre erreur fréquemment rencontrée dans la présentation des documents texte dans le texte concerne les listes générées manuellement. S’il y a des listes dans le texte de votre document, vous devez vérifier la numérotation et la distance du marqueur de liste au texte. Afin d’organiser correctement la liste, vous devez sélectionner toutes les lignes de la liste et dans le bloc “Paragraph” du menu principal de Word, sélectionner le type de marqueur ou la numérotation de liste souhaité. 
La même chose peut être faite en sélectionnant tous les éléments de la liste et en cliquant dessus avec le bouton droit. Dans le menu qui apparaît, sélectionnez la section “Bullets” ou “Numbering”. 
Si vous cliquez avec le bouton droit sur les éléments de liste sélectionnés, vous pouvez appeler le menu contextuel avec lequel vous pouvez modifier certaines des options de conception pour les éléments de liste: modifier la valeur de retrait dans la liste, changer la police, le marqueur de liste, etc.
S’il y a plusieurs listes dans le texte, il est recommandé de créer votre propre style pour les styliser, comme décrit ci-dessus pour les en-têtes. Ensuite, vous pouvez simplement définir ce style en deux clics pour chaque liste du texte.
Comment numeroter les pages dans Word
Une fois le document terminé, vous devez noter les numéros sur les pages. Vous pouvez numéroter les feuilles du document Word dans le bloc “Header & Footer”, qui se trouve sur l’onglet “Insert”. 
Il y a deux façons de faire ça:
- Utilisation de l’en-tête ou du pied de page.
- Utilisation du bouton “Page Number”.
Lorsque vous utilisez l’en-tête ou le pied de page, vous pouvez insérer non seulement le numéro de page au bon endroit, mais également un autre texte, par exemple, le nom de l’auteur ou le nom du document. Si vous cliquez sur l’un de ces boutons, une fenêtre apparaît avec de nombreux modèles de pied de page. Vous pouvez choisir l’un de ces modèles ou créer votre propre type de pied de page à l’aide des “Header & Footer Tools”. Allez dans “Header & Footer Tools” dans le menu avec des modèles de pied de page. 
Si vous souhaitez enregistrer uniquement des numéros de page sans aucune information supplémentaire, vous pouvez utiliser le bouton “Page Number”.
Lorsque vous cliquez dessus, un menu apparaît, avec lequel vous pouvez choisir l’emplacement de numérotation sur la page et le format du numéro de page. Cela vous permet de désigner des pages non seulement en chiffres, mais aussi en lettres. Ici, vous pouvez également indiquer quelle page doit être numérotée. Cette option est utile dans les cas, par exemple, lorsque vous n’avez pas besoin de numéroter la page de garde.
Comment créer une table des matières dans Word
Une fois les numéros sur les pages du document apposés, vous pouvez procéder à la formation de la table des matières. La grosse erreur est de créer une table des matières manuellement. Ce n’est pas seulement long, mais laborieux. Lors du réglage du document, la disposition des chapitres sur les pages peut changer et vous devrez à chaque fois modifier manuellement les numéros de page dans la table des matières. Heureusement, Word a une fonctionnalité spéciale qui crée automatiquement une table des matières et modifie les numéros de page lors de la modification de l’emplacement des sections. De plus, chaque section de la table des matières dans ce cas est un lien, qui vous permet d’aller rapidement au bon endroit dans le document.
Pour créer automatiquement une table des matières, vous avez besoin de chapitres et de sous-sections pour avoir le style “Heading”. Placez le curseur au début du texte, ouvrez l’onglet “References” et cliquez sur le bouton “Table of Contents”. 
Dans le menu qui s’ouvre, sélectionnez “Automatic Table 1”. En règle générale, le contenu se trouve sur une feuille séparée au début ou à la fin du document. Pour le placer sur une page distincte, insérez un saut de page avant et après la table des matières. Pour ce faire, allez dans l’onglet “Insert” et sélectionnez “Page break”.
Si d’autres numéros de page changent, cliquez simplement sur la table des matières et cliquez sur “Update Field”. 
Ensuite, il vous sera demandé de ne mettre à jour que les numéros de page ou de mettre à jour l’intégralité de la table des matières.
Si le modèle de table des matières ne vous convient pas, vous pouvez personnaliser le modèle de table des matières selon vos besoins. Pour ce faire, lors de la création d’une table des matières, au lieu de l’élément “Automatic Table 1”, vous devez sélectionner l’élément “Insert Table of Contents” en bas du bloc de menu, et dans la fenêtre suivante, cliquez sur le bouton “Modify”. Dans la fenêtre de styles qui apparaît, cliquez à nouveau sur le bouton “Modify” et dans la fenêtre qui s’ouvre, définissez les paramètres de votre style de table des matières. 
Ce modèle de style de table des matières peut maintenant être utilisé dans les documents créés ultérieurement.
Dans la table des matières créée, vous pouvez modifier la police, le retrait, les marqueurs, etc. Pour ce faire, cliquez sur la table des matières avec le bouton gauche de la souris, la mettant ainsi en surbrillance. Appelez ensuite le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit sur la pièce sélectionnée.
Comment créer un document Word
Ainsi, afin de rédiger correctement et magnifiquement un document dans Word, vous devez effectuer la séquence d’actions suivante.
- Sélectionnez une police pour le texte du document créé.
- Définissez les options de page souhaitées.
- Spécifiez les retraits et l’espacement des paragraphes et des lignes dans un document.
- Dans le texte déjà tapé du document, supprimez les lignes vides et les espaces supplémentaires.
- Pour styliser les titres avec des styles.
- Insérez des sauts de page si nécessaire.
- Organisez correctement les listes, les tableaux et les images.
- Insérez des numéros de page.
- Faites une table des matières et une liste de références, si nécessaire. Faites la demande.
- Enfin, vérifiez l’orthographe du document.
Le respect de ces recommandations simples vous permet d’apporter facilement et rapidement des modifications au texte et garantit qu’il n’y a aucun problème d’impression du document.
En conclusion, un autre conseil. Ne conservez que les copies importantes des documents Word sur votre ordinateur. Si, bien sûr, ils sont nécessaires. Tous les autres fichiers en double doivent être supprimés régulièrement. Il existe de nombreux programmes qui le feront automatiquement et rapidement. Supprimer les fichiers en double est un élément important pour garder vos documents en parfait état.