De nombreux utilisateurs sont confrontés au fait que la mise en forme échoue lors de la copie de texte d’un site, puis du collage de ce fragment dans un document Word. Cependant, la connaissance des subtilités du travail avec cette application vous permet de résoudre le problème en appuyant simplement sur quelques boutons. Ou bien, par exemple, de nombreuses personnes connaissent une situation dans laquelle, lors de l’impression d’un document Word, sa version papier n’a pas la même apparence que celle affichée à l’écran.
L’application MS Word Office est si multifonctionnelle que seul un faible pourcentage d’utilisateurs utilise pleinement toutes les fonctionnalités de ce programme. Selon les statistiques, un utilisateur ordinaire connaît et met en pratique seulement un dixième de toutes les ressources Word. Connaître les fonctionnalités de base du travail avec cette application facilite grandement le processus de travail avec cette application et vous permet de gagner beaucoup de temps.
Bien entendu, un utilisateur ordinaire d’une application Word Office n’a pas besoin de connaître et de mettre en pratique toutes les possibilités de Word. Pour un travail réussi et confortable avec ce logiciel, il suffit de connaître et d’utiliser correctement les fonctions les plus courantes dans l’utilisation de documents créés et édités dans ce programme.
Comment activer le mode patch dans Word
Comment supprimer le mode révision dans Word
Comment rechercher un mot précis dans un texte Word
Comment remplacer un mot dans tout un document Word
Comment changer les guillemets Word
Comment insérer du texte non formaté dans Word
Comment faire des colonnes dans Word
Comment activer le mode patch dans Word
MS Word a un mode spécial qui vous permet de voir toutes les corrections apportées au document original. Pourquoi est-ce nécessaire? Fondamentalement, le mode d’édition est utilisé lorsque vous travaillez avec des documents. Par exemple, un employé écrit du texte et le soumet pour approbation à son patron. Il visualise le document, fait des commentaires, ajoute quelque chose au texte source ou, au contraire, supprime des fragments individuels. Il remet ensuite la version corrigée à l’employé afin qu’il apporte les modifications nécessaires. En même temps, l’employé voit immédiatement ce qu’il a besoin de corriger et commente à ce sujet.
Lorsque vous travaillez avec le mode de réparation dans Word, n’oubliez pas que toutes les corrections apportées dans ce mode sont essentiellement des modifications prévues. Pour que ces modifications prennent effet, ces modifications doivent être acceptées ou rejetées lors de la révision du document.
Pour activer le mode de correction, dans le menu principal de Word, allez à l’onglet “Review” et cliquez sur le bouton “Track Changes”. 
Désormais, toutes les modifications apportées au document seront affichées dans une couleur différente. Le texte supprimé sera affiché barré. Les lettres ou mots ajoutés seront surlignés en couleur. Si plusieurs utilisateurs apportent des corrections au document, la couleur du texte de correction sera différente pour chaque utilisateur.
À l’avenir, ces modifications peuvent être acceptées ou annulées à l’aide des boutons correspondants du groupe “Changes”. 
Pour ajouter votre commentaire au texte relu, placez le curseur à la place de la note et cliquez sur le bouton “New Comment”. Tapez le texte de votre commentaire dans la légende qui apparaît. 
Si vous devez apporter des corrections au texte fourni avec une note, il est recommandé de ne pas supprimer ce commentaire. Ceci est fait pour que le relecteur voie par la suite non seulement vos modifications dans le texte, mais également la raison pour laquelle elles ont été apportées.
Comme indiqué précédemment, les modifications en question peuvent être acceptées ou rejetées. Ceci est fait en utilisant des boutons avec les noms correspondants. Le texte barré sera supprimé et la couleur du texte complété sera la même que celle du texte du document principal. 
Vous pouvez accepter ou refuser les modifications en utilisant non seulement les boutons du menu principal de Word, mais également le menu contextuel. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit n’importe où dans le texte marqué pour correction et sélectionnez “Accept Insertion” ou “Reject Insertion”.
Si vous voulez voir à quoi ressemblera le document avec les modifications apportées, sélectionnez l’élément “Final Showing Markup” dans le panneau du menu principal. Cependant, toutes les modifications et tous les commentaires ne seront pas visibles, mais ils resteront dans le document. 
Lors de l’examen des modifications, il est recommandé d’accepter immédiatement celles qui ne font pas l’objet de doutes. Ceci est fait afin de se concentrer ensuite uniquement sur des questions controversées. Pour accepter la correction, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez “Accept Insertion” dans le menu contextuel. Le même résultat peut être obtenu en appuyant sur le bouton “Accept” dans le menu principal. Pour refuser la correction, sélectionnez l’item “Reject Insertion” dans le menu contextuel.
Vérifiez toutes les corrections dans le document et acceptez-les ou refusez-les. Ensuite, vous pouvez quitter le mode révision en cliquant sur le bouton “Track Changes”.
Le mode de correction de Word est constamment amélioré de version en version. Par exemple, dans Office 2003, le mode d’édition n’en était qu’à ses balbutiements et ne possédait que les fonctionnalités de base, tandis que dans Word 2013, le mode de correction s’est considérablement transformé et a apporté de nombreuses nouvelles fonctionnalités.
Comment supprimer le mode révision dans Word
Le mode de révision dans Word est très pratique, mais les utilisateurs ont souvent une question: comment s’en sortir? Le document est donc cohérent et nous devons nous débarrasser de ces corrections de couleur dans le texte. Pour supprimer le mode de révision, procédez comme suit.
- Ouvrez le document, allez dans l’onglet “Review”.
- Dans le bloc “”Track Changes”, cliquez sur le bouton “Accept”.
- Dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionnez “Accept all Changes in Document”.
- Appuyez sur le bouton “Track Changes” pour le rendre inactif.
- Fermez le document et ouvrez-le à nouveau.
Si vous n’avez pas besoin de corriger le texte, au lieu du bouton “Accept”, cliquez sur le bouton “Reject” situé à côté, puis sélectionnez “Reject all Changes in Document ” dans le menu qui apparaît. Appuyez ensuite sur le bouton “Track Changes”, fermez le document et ouvrez-le à nouveau.
Il arrive souvent qu’après toutes ces manipulations, les commentaires formulés dans le texte en mode révision par les pairs soient toujours présents. Afin de supprimer tous les commentaires en même temps, et non de les supprimer manuellement, dans l’onglet “Review”, recherchez le bloc “Comments”. Cliquez sur le bouton “Delete” à cet endroit et dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionnez l’élément “Delete all Comments in Document”. 
Comme vous pouvez le constater, quitter le mode révision dans Word en appuyant sur un seul bouton ne fonctionnera pas, mais ce n’est néanmoins pas difficile du tout.
Comment rechercher un mot précis dans un texte Word
Il semblerait que cela pourrait être plus facile que de trouver le mot ou la phrase exacte dans Word en utilisant la fonction de recherche? Il suffit d’appuyer sur la combinaison de touches Ctrl + F du clavier et de taper le texte de recherche ou de cliquer sur le bouton “Rechercher” dans le menu principal de l’application. Cependant, dans les gros documents, il peut être difficile de trouver le mot ou le texte correct si vous n’utilisez pas de critères de recherche supplémentaires.
Par exemple, lors de la recherche du texte souhaité dans un document pour une phrase donnée, une condition exacte pour que tous les signes de ponctuation soit une condition préalable. Si une virgule est omise, le fragment souhaité ne sera pas trouvé. Afin de simplifier la recherche d’un texte donné, un critère supplémentaire est appliqué sous la forme de l’option “Ignore punctuation characters”. Le rétrécissement du cercle de recherche et l’indication précise de ses critères réduisent considérablement le temps passé sur ce processus. C’est à cette fin que la fonction de recherche avancée de Word est utilisée.
La recherche avancée vous permet de trouver le mot ou le texte correct, non seulement en fonction des mots donnés, mais également en fonction de la police, du style et même du son. Pour activer la recherche avancée, procédez comme suit:
- Dans le bloc “Editing”, cliquez sur le bouton “Find”.
- Dans la fenêtre “Find and Replace” qui s’ouvre, cliquez sur le bouton “More”.
- Dans le bloc de paramètres de recherche qui apparaît, sélectionnez les critères nécessaires.
Le sens de la recherche “Down” indique que la recherche sera effectuée vers le bas du document, à partir de l’emplacement du curseur. En conséquence, la direction “Up” indique que la recherche sera effectuée vers le haut à partir du curseur. Les principaux critères de recherche dans MS Word sont les suivants.
- “Match Case”. Lorsque vous utilisez cette option, seuls les mots saisis dans la même casse que le mot spécifié dans le champ “Find” seront impliqués dans la recherche. Par exemple, si vous tapez un mot avec une majuscule dans le champ de recherche et sélectionnez cette option, seules les formes de ce mot écrites avec une majuscule seront trouvées dans les résultats de la recherche. Les mots tapés avec une majuscule ne seront pas comptés.
- “Finds whole words only”. La recherche implique des mots écrits dans la forme exacte spécifiée dans la recherche.
- “Use wildcards”. Ce critère vous permettra d’utiliser le masque de mots spécifié. Il y a beaucoup de jokers. En voici quelques unes:
- Astérisque (*). Indique quelques lettres.
- Point d’interrogation (?). Dénote toute lettre.
- Crochets []. Tous les mots contenant les caractères indiqués entre crochets seront trouvés.
- Crochets avec un point d’exclamation [!]. Tous les mots seront trouvés, sauf ceux contenant les lettres indiquées après le point d’exclamation.
- “Sounds like”. Cette fonction fonctionne uniquement avec le texte anglais et permet de trouver des mots dont le son est similaire mais l’orthographe différente.
- “Find all word forms”. Toutes les variantes du mot sont recherchées. Par exemple, les verbes utilisés à des moments différents ou les noms dans des cas différents.
- “Ignore punctuation characters”. Cette option vous permet de rechercher un texte donné sans prendre en compte les virgules, les points et les autres signes de ponctuation.
Le bouton “Format” vous permet de trouver du texte tapé dans le format spécifié. Par exemple, recherchez un mot tapé dans la police ou le style spécifié.
Comme vous pouvez le voir dans la description, il existe de nombreux critères de recherche et il est probable qu’ils ne pourront pas les étudier tous en même temps. Cependant, lorsque vous travaillez avec des textes volumineux, ils augmentent considérablement l’efficacité de l’utilisation de la fonction de recherche pour les mots ou les fragments souhaités. Il suffit en pratique d’utiliser ces méthodes de recherche à quelques reprises et elles deviendront familières et familières.
Comment remplacer un mot dans tout un document Word
Le remplacement de mots dans les documents Word est un phénomène assez courant. Par exemple, vous avez remarqué que, dans votre rapport, le nom de l’un des périphériques est mal orthographié et que ce mot est trouvé plusieurs fois dans le texte. Évidemment, le remplacement manuel de ce mot est long; il est donc préférable d’utiliser la fonctionnalité de remplacement automatique des mots dans Word.
- Dans l’onglet principal du menu Word du bloc “Editing”, cliquez sur le bouton “Replace”.
- Dans la fenêtre “Find and Replace” qui s’ouvre, dans le champ “Find what:”, tapez le mot que vous souhaitez remplacer par un autre.
- Dans le champ “Replace with:”, tapez le mot à remplacer.
- Si nécessaire, spécifiez des paramètres de recherche supplémentaires. Pour ce faire, dans la même fenêtre, cliquez sur le bouton “More” et sélectionnez les critères nécessaires, par exemple la sensibilité à la casse. Cliquez sur le bouton “Replace All”. Après cela, le remplacement sera effectué dans tout le texte du document.
Lors du remplacement de certains mots par d’autres, certaines nuances doivent être prises en compte. Par exemple, si le mot remplacé fait partie d’autres mots, cette partie sera également remplacée. En particulier, vous devez faire attention lorsque vous remplacez des mots courts, la combinaison de lettres faisant souvent partie d’autres mots plus longs.
La fonction de remplacement de texte dans Word peut être utilisée non seulement pour remplacer des mots ou des fragments de texte, mais également pour remplacer le format de mot ou le style de fragment existant. Par exemple, vous pouvez modifier la taille de la police d’un mot spécifié ou la mettre en gras dans tout le texte.
- Cliquez sur le bouton “Replace” et ouvrez la fenêtre “Find and Replace”.
- Cliquez sur le bouton “More” et ouvrez la fenêtre sous forme développée.
- Dans le champ “Find what:”, entrez le mot qui doit être en gras.
- Dans le champ “Replace with:”, tapez le même mot.
- Au bas de la fenêtre, cliquez sur le bouton “Format”.
- Dans le menu contextuel, sélectionnez “Font”.
- Dans la fenêtre “Find Font”, définissez le style sur “Bold” et cliquez sur “OK”.
- Retournez à la fenêtre “Find and Replace” et cliquez sur le bouton “Replace All”. Après cela, le mot indiqué dans le texte sera affiché en gras.
Lors du remplacement du format d’un mot spécifié, rappelez-vous que ce mot peut faire partie d’autres mots et que vous devez le remplacer très soigneusement. À la fin du processus de remplacement, il est recommandé de vérifier le texte en entier pour éviter le remplacement incorrect de certains mots.
Comment changer les guillemets Word
MS Word prend en charge l’affichage de plusieurs types de guillemets. Il semblerait que l’apparence des guillemets dans le texte n’est pas très importante. Toutefois, pour l’exécution de certains documents, des règles strictes imposent des exigences, notamment le type de guillemets. L’apparence des guillemets apposés dans les documents Word par défaut peut être modifiée dans les paramètres du programme. Par exemple, afin de toujours mettre des guillemets doubles dans le texte saisi, vous devez suivre les étapes suivantes.
- Dans le coin supérieur gauche de MS Word, cliquez sur le bouton “Office”.
- Dans le menu qui apparaît, cliquez sur le bouton ” Word Options”.
- Dans la fenêtre “Word Options” qui s’ouvre, accédez à la section “Proofing”.
- Cliquez sur le bouton “AutoCorrect Options”.
- Dans la fenêtre “AutoCorrect”, accédez à l’onglet “AutoFormat”.
- Dans le bloc “Replace”, cochez l’option “Straight quotes with smart quotes”.
- Cliquez sur le bouton “OK”.
Désormais, lors de la saisie de nouveaux documents, les guillemets seront toujours placés et, dans les documents enregistrés avant la modification de ces paramètres Word, les guillemets resteront droits.
Si vous avez besoin de guillemets d’un type différent, vous pouvez sélectionner dans la liste des caractères le type de guillemets souhaité et affecter toute combinaison de touches que vous avez imaginée pour les appeler.
- Ouvrez l’onglet “Insert” et dans le bloc “Symbols”, cliquez sur le bouton “Symbol”.
- Dans le bloc qui s’ouvre, cliquez sur le bouton “More Symbols”.
- Dans la liste des caractères, sélectionnez le type de guillemet que vous souhaitez et cliquez sur le bouton “Shortcut Key… “.
- Placez le curseur dans le champ ” Press new shortcut key: ” et appuyez sur les touches. Un clic entre guillemets apparaît.
- Appuyez sur la touche “Assign”.
Comment insérer du texte non formaté dans Word
Lors de la rédaction de textes dans Word, il est souvent nécessaire d’insérer des fragments d’autres programmes ou de documents également exécutés dans Word. Ils ont tous leur propre format, de sorte que l’apparence des parties insérées du texte ne correspond généralement pas au format du document original.
Par exemple, vous copiez une partie du texte d’un site Web sur Internet et vous la collez dans le texte de votre rapport. Dans le même temps, vous remarquerez que le fragment inséré a une taille, un style et une couleur de police différents. Comment faire pour coller le texte copié dans le même format que le format de votre document?
Il y a plusieurs façons de résoudre ce problème.
- Utilisez le bouton “Paste” dans le menu principal de Word. Pour ce faire, copiez le texte souhaité, puis cliquez sur le bouton “Paste”. Dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionnez “Paste Special ” puis ” Unformatted Text”.
- Utilisez des modèles Word avec des styles résistant aux changements. Lorsque le texte copié est affiché dans un document créé dans un tel modèle, le formatage est automatiquement effacé et le texte est inséré dans le format existant dans le document.
- Utilisation de macros spéciales appelées par un raccourci clavier donné. Par exemple, vous pouvez utiliser une macro comme ceci:
Sub PasteUnformattedText()
Selection.PasteSpecial DataType:=wdPasteText
End Sub - Modifier les paramètres internes de Word. Pour utiliser cette méthode, collez le texte copié à l’emplacement souhaité dans le document. Une icône de dossier apparaîtra à la fin de la ligne insérée. Cliquez dessus et sélectionnez “Keep Text Only” dans le menu qui apparaît. Pour insérer du texte dans le même format que dans le document, sélectionnez “Set Default Paste” dans ce menu.
Dans la fenêtre apparue des modes Word dans le bloc “Cut, copy and paste”, trouvez la section “Pasting from other programs”. Définissez la valeur de ce champ sur “Keep Text Only”. 
Enregistrez les modifications.
Comment faire des colonnes dans Word
Parfois, dans les documents Word, il est nécessaire de taper le texte en colonnes, comme on le fait par exemple sur une feuille de journal. Une façon de résoudre ce problème consiste à utiliser une table. Vous pouvez créer un tableau avec le nombre souhaité de colonnes, taper du texte dans chaque colonne, puis rendre les bordures des cellules invisibles. Mais il existe un moyen plus simple et plus efficace d’imprimer du texte Word sur plusieurs colonnes. Cela consiste à utiliser les fonctions intégrées de l’application elle-même.
- Ouvrez un document avec le texte que vous souhaitez placer dans plusieurs colonnes ou ouvrez une page vierge si le texte n’a pas encore été saisi.
- Positionnez le curseur en haut de la page, ouvrez l’onglet “Page Layout” et cliquez sur le bouton “Columns”. Dans le menu qui s’ouvre, cliquez sur le bouton avec le nombre de colonnes souhaité.
Si vous sélectionnez “More Columns”, vous pouvez spécifier manuellement le nombre de colonnes, la largeur de chacune d’elles et la distance qui les sépare. 
Après ces manipulations, tout le texte sera placé dans des colonnes et le texte nouvellement saisi sera automatiquement situé dans le nombre de colonnes souhaité.
Si vous souhaitez placer uniquement un fragment d’un document dans plusieurs colonnes, et non tout son texte, sélectionnez ce fragment avec la souris, accédez à l’onglet “Page Layout” et cliquez sur le bouton “Columns”. Puis sélectionnez le nombre de colonnes souhaité. Dans ce cas, le texte avant et après le fragment sélectionné restera inchangé.
Les experts recommandent de faire des copies de fichiers importants lors de la correction d’un document Word déjà terminé. Travailler avec des copies plutôt qu’avec des fichiers originaux évite beaucoup de problèmes. Cela est particulièrement vrai pour les utilisateurs novices de PC. Cependant, la conséquence d’un tel travail est un grand nombre de copies de documents qui s’accumulent sur le disque au fil du temps. Vous devez régulièrement supprimer les fichiers en double de tout type. La suppression des doublons permettra non seulement de mettre les choses en ordre sur le disque, mais aussi d’augmenter l’efficacité du travail avec les documents.